Электронный документооборот - Цифровая компания - ИТ решения для вашего бизнеса

Мы можем помочь вам решить эти вопросы!

А именно, внедрить систему электронного документооборота (СЭД или ЭДО), которая окупается за несколько месяцев и приносит колоссальную пользу на долгие годы!

Электронные документы не требуют дублирования на бумаге, их можно отправлять в суды и ФНС в качестве оригиналов, а также контролировать их статус в онлайне на предмет подписи! Вы сможете мгновенно, получать, отправлять и корректировать документы, легко их находить за секунды!

Электронный документооборот

Если сейчас:

  • Ваш кабинет завален кипами документов, которые из-за скопившейся пыли вызывают аллергические реакции?
  • Вынуждены хранить оригиналы документов: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет?
  • Вы устали постоянно покупать бумагу?
  • ИТ отдел тратит бюджет на покупку или заправку картриджей?
  • Обслуживание печатающей и копирующей техники происходит постоянно и не бесплатно?
  • Ждете курьера или отправляете курьера ради одной бумажки, сами ходите на почту?
  • Не можете часто получить подпись директора, регулярно выезжающего на деловые встречи?
Мы можем помочь вам решить эти вопросы!

А именно, внедрить систему электронного документооборота (СЭД или ЭДО), которая окупается за несколько месяцев и приносит колоссальную пользу на долгие годы!

Электронные документы не требуют дублирования на бумаге, их можно отправлять в суды и ФНС в качестве оригиналов, а также контролировать их статус в онлайне на предмет подписи! Вы сможете мгновенно, получать, отправлять и корректировать документы, легко их находить за секунды!

Что такое ЭДО, и какие задачи он выполняет?

ЭДО представляет собой программное обеспечение для организации и поддержки жизненного цикла электронных документов от их получения или создания до архивирования или ликвидации.

ЭДО представляет собой программное обеспечение для организации и поддержки жизненного цикла электронных документов от их получения или создания до архивирования или ликвидации.

Существует масса электронных систем документооборота, в зависимости от вида деятельности компании. Но любая система должна обеспечивать выполнение основных задач:

Комплексное протоколирование деятельности компании, включая анализ работы подразделений, служебные расследования и прочее;
Эффективное управление за счет автоматизированного контроля выполнения, прозрачности деятельности всей компании на любом уровне;
Поддержка управления, накопления и доступа к информации;
Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация процессов их выполнения и контроля;
Обеспечение кадровой гибкости за счет максимальной формализации деятельности каждого служащего и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
Гарантия системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
Упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

На какие требования по функционалу, безопасности и интеграции ЭДО стоит обратить внимание?

Ваша система электронного документооборота должна соответствовать таким требованиям:

  • коллективная обработка документов;
  • создание электронных документов и связей между ними;
  • возможность добавления комментариев к документам;
  • управление документами, включая согласования и подписи;
  • обеспечение анализа, отчетности и печати электронных документов;
  • хранение, классификация и поиск документов;
  • отправка оповещений пользователям системы.
Безопасность

Получение списка пользователей системы с необходимой учетной информацией

Блокировка отдельных пользователей

Управление правами доступа к содержанию документов

Поддержка рабочего места администратора по безопасности и необходимые средства быстрого контроля и воздействия

Протоколирование попыток совершения несанкционированного доступа

Определения авторства каждой операции в системе

Исключение дублирования документов

Поддержка интегрированной доменной аутентификации.

Также система электронного документооборота должна иметь возможность интеграции с внешними программами бухгалтерии. Кроме вышеперечисленных общих требований, существуют и специфические условия для СЭД. Поэтому необходимо заранее определиться с выбором системы и ее требований. Мы можем проанализировать текущие процессы компании и с учетом направления вашего бизнеса обозначим оптимальное решение по выбору СЭД.

Чем руководствоваться при выборе СЭД?
  • объем и сроки хранения данных;
  • наличие формализуемых процедур, которые требуют поддержки их выполнения и автоматизации контроля;
  • сложность организационной структуры;
  • наличие территориально распределенных подразделений;
  • соответствие определенным стандартам, включая ГОСТ;
  • языковая поддержка имеющихся в организации документов;
  • наличие не удовлетворяющей потребностям системы документооборота;
  • применение уже имеющихся в информационной инфраструктуре компании механизмов доступа в системе документооборота.
  • использование специфических форматов хранения документов;
  • развитие маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing).
В чем преимущества внедрения ЭДО?

Система электронного документооборота не требует высоких первоначальных затрат и скрупулезного обучения сотрудников. А отказ от бумажной волокиты и внедрение этой системы принесет компании массу преимуществ

    Значительная часть бюджета любой компании уходит на бумагу и расходные материалы, хранение и транспортировку документов. Знакомая ситуация? СЭД позволит вам существенно сократить ежемесячные траты на такие нужды!

    Благодаря цифровизации документооборота вам больше не придется долго создавать, заполнять, регистрировать, искать или отправлять необходимые бумаги. Цифровизация делопроизводства даст вам возможность эффективней использовать рабочее время и быть взаимозаменяемыми.

    В офисах часто теряются бумажные документы, их забывают, случайно уничтожают или присваивают по ошибке одинаковые регистрационные номера. Центральная база данных электронной системы надежно сохраняет все документы, восстанавливает при необходимости их резервные копии по точному номеру регистрации.

    За каждым процессом СЭД закрепляется сотрудник. Руководство сможет всегда контролировать ход выполнения его задач в режиме онлайн, наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. Система также сохраняет отчеты: кто имел доступ к документации, когда создавались и редактировались файлы.

    Система электронного документооборота позволяет сохранять конфиденциальность информации, устанавливать критерии и полномочия доступа к документам для каждого сотрудника.

    Служащие смогут, наконец, ощутить больше света и воздуха в своих кабинетах, поскольку при наличии ЭДО необходимость в загроможденных шкафах и многих видах оргтехники просто отпадет.

    Кроме того, ЭДО дает возможность централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками, отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, увеличить скорость взаимодействия центрального офиса с представительствами и филиалами, минимизировать ошибки в принятии управленческих решений, получать больше удовольствия от оптимизированного рабочего процесса и выйти на новый уровень в бизнесе.

    Преимущества заказа ЭДО в нашей компании

    Автоматизация документооборота с учетом целей и задач для компаний среднего и крупного бизнеса, а также бюджетных организаций

    Применение высокотехнологичных платформ для цифровизации предприятий

    Подбор и оперативная установка системы электронного документооборота

    Обучение сотрудников правильному использованию ЭДО.

    Мы, конечно сами владеем опытом использования системой электронного документооборота. Много лет используем систему для обмена документами с нашими контрагентами!

    Заказывайте внедрение ЭДО и обеспечьте для себя комфортную работу, комфортную среду и максимальную скорость в документообороте!

    Обратная связь